第一章 总则

第一条 为规范本局农业行政执法案卷收集、整理、归档、保管、查阅、移交、销毁全流程管理，落实行政执法“三项制度”、农业行政执法全过程记录要求，依据《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国档案法》《农业行政处罚程序规定》《大连市行政执法案卷管理办法》《农业行政执法文书制作规范》（农法发〔2023〕3号）及有关法律、法规、规章的规定，结合我区农业综合执法工作实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于本局农业综合行政执法队、各业务科室在实施行政处罚、行政许可、行政检查、行政强制、执法活动中形成的全部案卷管理工作，包含纸质案卷与执法记录仪音视频、电子办案系统生成的电子卷宗、电子证据。

本制度所称行政执法案卷，是执法过程中形成、具备保存价值的文书、证据、声像、物证、电子数据等材料，经规范立卷归档形成的卷宗。

第三条 局法制科统一对全局行政执法案卷立卷、归档、保管、评查、移交工作开展指导、监督、考核，牵头落实案卷评查、执法规范化督查工作。农业综合行政执法队、各业务科室指定专人作为案卷管理员，负责本科室案件立卷、材料归集、临时保管、台账登记；局综合办公室档案岗负责到期案卷统一归档、长期保管、档案移交。

第四条 案卷管理坚持一案一卷、规范齐全、全程留痕、保密安全、定期归档原则，全面适配行政执法公示、全过程记录、重大执法决定法制审核三项制度落地要求。

第二章 立卷与归档管理

第五条 行政执法案件办结、出具结案审批表后1 个月内，案件承办人完成全部材料收集、整理、装订立卷，移交科室案卷管理员初审；初审合格后统一报送局法制科复核，复核通过后办理归档手续。

第六条 案卷归档范围

（一）行政处罚案卷：

1.行政处罚简易程序案卷归档材料包括：

当场处罚决定书；

罚款收据；

其他文件材料。

2.行政处罚普通程序案卷归档材料包括：

立案材料，包括但不限于举报投诉信函、受理记录、案件移送函、立案审批表等；

调查取证材料，包括但不限于询问笔录、现场检查（勘验）笔录、抽样取证凭证、证据提取单、检验/检测/鉴定/评估/认定委托书及结果告知书、证据先行登记保存通知书及处理通知书、查封（扣押）决定书及现场笔录、查封（扣押）处理决定书、场所/设施/财物清单等；

审查决定材料，包括但不限于案件处理意见书、法制审核（案件审核）表、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、行政处罚案件集体讨论记录、行政处罚决定审批表、行政处罚决定书等；

处罚执行材料，包括但不限于罚款收据、执行情况记录、履行行政处罚决定催告书、强制执行申请书、延期（分期）缴纳罚款通知书、罚没物品处理记录、罚没物品清单、行政处罚结案报告等。

当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料，可以合并入原案卷保管，或者另行立卷保管。

（二）行政检查案卷归档材料包括：

涉企行政检查方案；

行政检查审批表；

行政检查通知书；

行政检查情况记录表；

涉企行政检查报告；

涉企行政执法检查备案表。

第七条 立卷装订规范

1.一般程序处罚案件实行一案一卷；材料繁多可一案多卷，每卷独立编制卷号；简易程序案件可按年度、类别多案合并组卷，单卷不超过50件；

2.涉密、涉及商业秘密、个人隐私案卷分设正卷、副卷：正卷存放对外可查阅证据、文书；副卷存放内部审批、法制审核、集体讨论等内部材料，原则不对外提供查阅；

3.卷内材料真实完整、签字盖章齐全，严禁涂改、伪造、删减材料；复印件需标注 “本件与原件相符”、核对日期、执法人员签字；

4.案件材料整理后，按照下列规定进行排序编号，其中：

（1）简易程序案卷，同一案件按当场处罚决定书、罚款收据、其他案卷材料的顺序排列，不同案件按结案时间先后顺序排列；

（2）普通程序案卷，行政处罚决定书及对应送达回证应当放在卷内目录之后、卷内文件之首，其他案卷材料按照执法办案流程的时间先后顺序排列；

（3）卷内文件材料以阿拉伯数字依次编号。正面编号在文件的右上角，背面编号在文件的左上角，背面无信息内容的不编号。

5.纸质物证可装订入卷；大件物证、照片、录音录像、执法记录仪视频、电子U盘等统一单独存放，在卷内备考表注明存放位置、数量、保管责任人；

6.全部案卷统一编制年度卷号，建立纸质案卷台账，登记案件名称、承办人、结案日期、保管期限、电子卷宗存储路径。

第八条 案卷管理员、案件承办人共同对案卷材料完整性、规范性负责，材料缺失、装订不规范的，法制科退回限期补齐修正，未完成整改不予归档。

第三章 案卷保管、查阅与利用

第九条 已归档案卷统一存放专用档案柜，做好防潮、防火、防虫、防盗、避光管理，防止数据丢失。

案卷归档后任何人不得擅自增删、涂改、抽取材料；确需补充材料，须经局主要负责人书面批准，补充材料单独附卷并书面说明事由。

第十条 案卷借阅管理

1.案卷原则上不得带出档案室；因行政复议、行政诉讼、上级案卷评查、纪检督查等确需借阅，填写《案卷借阅审批单》，经局主要负责人签字批准；

2.查阅、借阅人员严禁拆卷、勾画、涂改、损毁、抽走材料，全程在档案保管场所查阅；摘抄、复印案卷材料须经负责人批准，登记查阅用途；

3.外部单位、群众申请查阅案卷，按政府信息公开、档案查阅流程办理，涉密、副卷材料不予对外提供；

4.本单位工作人员查借阅案卷，必须持所在部门负责人签字借阅审批表借阅；

5.查借阅案卷档案一般限在档案阅览室。案卷原件不得借出给外单位或者个人。如有特殊情况需要借出时，须经局分管领导批准，履行登记手续后方可借出。

借出档案应于一周内归还，不能按期归还者应向档案室说明原因。借阅档案不准再转借；

第十一条 建立《案卷查阅借阅登记台账》，完整记录查阅人、单位、用途、案卷卷号、借阅起止时间、归还情况，台账长期留存。

第四章 案卷鉴定、销毁

第十二条 局法制科、综合办公室档案岗每年度对到期案卷开展保管期限鉴定工作，未经集体鉴定、负责人审批，不得擅自销毁案卷。

经鉴定仍具备执法监督、信访追溯、行业监管价值的案卷，延长保管期限；

无保存价值的案卷，制作《案卷销毁清册》、起草销毁报告，报局主要负责人签字批准后方可销毁。

第十三条 案卷销毁实行双人监销制度，监销人员由法制科、执法队各指派1名工作人员共同担任；销毁前逐卷核对清册，销毁完成后全体监销人员在销毁清册签字盖章，注明销毁日期；销毁清册、销毁报告永久归档留存。

第五章 案卷移交、岗位交接

第十四条 达到档案移交保管年限的纸质案卷、配套电子卷宗、音视频资料，由执法队统一整理，制作《案卷移交清单》，列明年度、卷号、案件名称、卷数、保管期限、电子存储介质，移交人、档案管理员核对签字，移交清单永久保管。

第十五条 机构调整、案件承办人、案卷管理员岗位变动的，须在15 日内完成全部纸质案卷、电子卷宗、执法音视频、台账资料交接，填写《案卷岗位交接登记表》，交接不清不得办理离岗手续。

第六章 责任追究

第十六条 有下列情形之一的，对相关责任人予以批评教育、通报；造成案卷损毁、泄密、丢失引发执法过错的，依规追究行政执法过错责任：

1.逾期不立卷、不归档，多次整改仍不落实；

2.擅自涂改、抽取、销毁、转借案卷；

3.保管不善造成案卷霉变、丢失、电子证据灭失；

4.泄露案卷涉密信息、当事人商业秘密、个人隐私；

5.岗位变动未完成案卷交接擅自离岗。

第七章 附则

第十七条 本制度依据上级文件动态调整，如法律法规、省、市司法、农业农村部门出台新规范，从其规定。

第十八条 本制度自印发之日起施行。

 

 

 

来源：旅顺口区农业农村局